El término de compliance tiene origen en los países de habla inglesa y en los sectores regulados como el de las telecomunicaciones o el financiero. En Europa, la directiva que se encarga de regular la prestación de servicios de inversión y que tiene total influencia en las entidades financieras, fue una de las primeras pioneras en dar lugar al Compliance Officer, cuyas especificaciones se basan en los siguientes principios:
- Actuar de forma honesta, imparcial y profesional.
- Conceder información neutral, clara y sin engaños.
- Brindar servicios y productos.
¿Qué es el compliance?
Se le describe como el conjunto de procedimientos y buenas prácticas que son acogidas por las organizaciones, estas son utilizadas con el fin de identificar y clasificar los riesgos operativos ilegales. La función del compliance trabaja para establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción.
El entorno tanto social como económico al tener un alcance vertiginoso, siempre corre el riesgo de buscar soluciones rápidas a los problemas de las empresas, dando pie a malas prácticas con alto riesgo que sólo logran vulnerar la legalidad y dejar al sector empresarial frente a sanciones por incumplimientos legales.
Por ello, el empleo de prácticas como el compliance como herramienta de prevención es la figura ideal y requisito esencial para que las estrategias y estructuras internas se encaminen hacia un buen cumplimiento de los preceptos legales y tengan al mismo tiempo la protección necesaria ante situaciones de riesgo que sólo buscan desestabilizar la organización.
A pesar de que el término de compliance no es algo nuevo, la evolución de la legislación internacional, junto con las sanciones y la relevancia que la propia legislación otorga hacia la toma de acciones preventivas de cumplimiento por parte de las organizaciones, ha permitido que este concepto sea tomado en cuenta dentro de las estrategias de gerencia, en otras palabras el compliance es un concepto ligado a la gestión de riesgo.
Niveles de cumplimiento
Existen distintos niveles de cumplimiento de una empresa y son los siguientes:
- El cumplimiento de normas externas: Son las que se imponen a la organización.
- Sistemas de control internos: Están para garantizar que haya cumplimiento dentro de las normas externas.
- Cumplimiento de normas internas: Existen algunas organizaciones que tienen códigos de conducta y normativas internas. Aquí la función del compliance es la de crear mecanismos para que estas normas se cumplan.
Función del compliance dentro de una empresa
El compliance ejerce funciones específicas dentro de las empresas, las encamina a detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento de las obligaciones regulatorias en las que se opera. Cuando existe un incumplimiento de ley es sinónimo de pérdida de reputación, sanciones económicas, exclusión de licitaciones y subvenciones públicas.
En estos escenarios, el compliance identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos, es decir, vela por que no haya fallas de cumplimiento con las leyes aplicables o con los códigos de conducta, en otras palabras, su función es establecer estándares y procedimientos adecuados para evitar incumplimientos, ejecutando acciones de supervisión y control en toda la organización.
Importancia del compliance en las empresas
La importancia del compliance dentro de las organizaciones ayuda a prevenir y evitar malas prácticas, conductas y delitos ya que el contar con un programa de cumplimiento normativo deja en claro cuáles son las normas y leyes externas y las políticas internas, compromisos adquiridos con terceros y códigos éticos que se deben cumplir.
El compliance dentro de una empresa tiene las siguientes funciones principales:
- Prevención: Establecer controles para mitigar un posible accidente.
- Detección: Encontrar fallas o deficiencias en los controles establecidos y una vez que los identifica se ajustan o implementan unos nuevos.
- Reporte oportuno: Informar de manera clara, concisa y oportuna a los directivos de la organización sobre actualizaciones en normativas y los riesgos que puede haber en caso de no llevarlas a cabo.
Tipos de compliance
En el terreno del cumplimiento normativo, existen dos modelos que ayudan a mitigar los riesgos en materia fiscal y legal a través de prácticas y procesos.
Compliance legal
En el marco legal, el compliance labora independiente para instaurar políticas y normativas de acción y actuación dentro de la empresa u organización. Parte del objetivo del compliance legal es prevenir, detectar, controlar y medir los riesgos por incumplimientos de cualquier ley y estándar vigente, pero sólo si existe un control absoluto y efectivo sobre las acciones tanto individuales como grupales se puede llegar a decir que se ha aplicado correctamente.
Compliance fiscal
De igual manera que el legal, su meta es evitar y prevenir riesgos pero cuenta con la diferencia de que el compliance tributario o fiscal apunta a los deberes tributarios, autónomo totalmente del tamaño de la empresa o el nivel de facturación que se tenga, su marco fiscal vela por los requisitos y responsabilidades fiscales.
Marco legal del compliance en México
Dentro del artículo 19 en La Ley de Mercado de Valores se estipula que las sociedades anónimas bursátiles deben tener un Compliance Program, algo que a diferencia de unos años atrás no era considerado un requisito obligatorio, pero debido a diversas disposiciones legales, la presencia de un Compliance Program en las empresas ayuda a clasificar los riesgos operativos ilegales.
No obstante, también el compliance goza de presencia dentro de la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente y en el Procedimiento Especial para las Personas Jurídicas, siendo que en el primero se le otorga el reconocimiento de prueba para la no repetición de delitos ambientales y en el segundo hay investigación, imputación y condena para aquellas empresas que cometan delitos, según lo que se dicta dentro del Código Penal Federal.
¿Cómo poner en práctica el compliance en una empresa?
Las siguientes cinco etapas permiten que la práctica se lleve a cabo adecuadamente:
1. Identificación de riesgos
Especificar los riesgos a los cuales la empresa se ha enfrentado en el pasado, cuáles son los actuales a resolver y los posibles que pueden suceder en el futuro.
2. Creación de planes de contingencia
Contener lineamientos de resguardo y protección ante contingencias, concederá que las acciones sean eficientes y rápidas.
3. Monitoreo y prevención
La creación de cualquier control de seguridad debe tener un monitoreo constante pero antes ponerse a prueba para evitar fallas.
4. Solución de contingencias
La asignación de flujos de trabajo para hallar las soluciones óptimas a los problemas legales y fiscales que pueden presentarse interna y externamente.
5. Difusión de las normas
Asesoramiento a todo el personal de la empresa para que haya un cumplimiento adecuado.
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